法人向けの電話代行サービスを効果的に利用するために知っておくべきこと

法人向けの電話代行サービスは、様々な業界において、営業時間外や休業日に問い合わせを受け付けたり、クレーム対応、テレアポなど特定の業務を外注したりする際に便利なものとして位置づけられています。こうしたサービスを利用する際に掛かる費用やプランの種類は、それぞれの電話代行会社の方針や事業内容、在籍するオペレーターのスキルなどによって左右されるため、慎重にニーズに合う依頼先を探す必要があります。

電話代行を利用する際はパッケージプランの活用が効率的

電話代行会社に在籍するオペレーターのスキルやキャリアに注目しよう

様々な理由で電話代行会社との契約を希望する民間企業の数は年々増加していますが、常に安定したサービスを受けるには、それぞれの会社に在籍するオペレーターのスキルやキャリアに目を向けることが重要です。特に、自社の営業時間外や休業日などに顧客や取引先からの問い合わせ対応を任せたい場合には、ベテランのオペレーターがサポートをしてくれる電話代会社を探すことがポイントです。

最近では、在籍する主なオペレーターの事務や営業などの業務経験や得意なサービスの種類について、法人を対象に広く公開している電話代行会社が少なくありません。そこで、早い時期に多くの企業から高い評価を受けている電話代行会社の法人向けの資料を取り寄せることがおすすめです。

大手の電話代行会社の中には、24時間いつでも相談に乗る法人向けの電話窓口を設置しているところもあります。

そこで、電話代行会社を利用する必要性について迷っていることがあれば、ためらわずに相談対応がしっかりとしている電話代行会社にコンタクトを取ることが大切です。

オペレーターの研修制度がしっかりと整っている電話代行会社がおすすめ

数ある電話代行会社の中でも、コールセンター内の専属のオペレーターの研修制度がしっかりと整っているところは、業種や業態に関係なく、様々な立場の経営者の間でニーズが高まっています。たとえば、若手のオペレーターの割合が大きい電話代行会社の中には、先輩のオペレーターがマンツーマンで新人教育を担当したり、業務開始前に一定期間の集合研修を実施したりしているところも珍しくありません。

また、一人ひとりのオペレーターが無理なく業務をこなせるよう、一通りのマニュアルを作成している電話代行会社もあり、曜日や時間帯によらず良質なサービスを受けることが可能です。一般的に、若手や中堅のオペレーターの研修が充実している電話代行会社と契約を結ぶ場合には、月々の利用料金が高額になったり、様々なサービスを利用する際に追加料金が掛かったりすることもあるため、早い時期に詳しい料金体系について契約前に確認しておきましょう。

なお、大手の電話代行会社の中には、常連の法人顧客を対象に、同じオペレーターが継続して対応するサービスを導入しているところもあるため、じっくりと評判が良い会社の特徴を把握することが重要です。

営業や事務のコストカットを図りたい時には定額制の電話代行サービスの利用を検討しよう

自社内の営業や事務のコストカットを図りたい時には、それぞれの電話代行会社の料金システムを比較しながら、リーズナブルな定額制の電話代行サービスの利用を検討するという方法があります。

特に、簡単な商品説明からクレーム対応まで幅広いサービスを定額で利用できる電話代行会社については、数々のビジネスや経済に関する情報誌やウェブサイトなどで好意的に取り上げられることがあります。

そのため、スムーズに良心的な金額で依頼できる電話代行会社を見つけるうえで、定期的に大小さまざまな規模の法人から支持されている会社の情報収集をすることがおすすめです。電話代行サービスを利用する場合の費用対効果については、一般の経営者にとって判断が難しいこともあるため、場合によっては経営分析を含めたサポートまでお願いできる電話代行会社を選ぶのも良いでしょう。

固定客が多い電話代行会社においては、契約更新を繰り返した法人顧客を対象に基本料金や各種手数料の値下げをしているところも多くあります。そうした中、電話応対に関するコストを最小限に抑えるうえで、実際に電話代行サービスを長く利用し続けている法人のレビューを参考にすることが有効です。

体験期間を利用して希望に合うサービスを提供してくれるか見極めよう

新規で電話代行会社と契約を結ぶ際には、体験期間を通じて自社の希望に合うサービスを提供してくれるかどうか見極めをすることが肝心です。大手の電話代行会社の中には、新規の法人顧客を獲得するために、初月の電話代行の各種サービスの料金を無料にしたり、追加料金が一切発生しないようにしたりするところも目立ちます。

また、オプションサービスに自信がある電話代行会社を中心として、多くの法人顧客が申し込んでいるオプションサービスを大幅値引きしているところもあるため、余裕を持ってコストパフォーマンスが良い会社を見つけるのがおすすめです。

電話代行会社の体験期間の長さや、利用できるサービスの種類については、それぞれの会社の顧客の利用状況や経営方針などによってばらつきが見られます。そこで、少しでも興味がある電話代行会社を発見した時は、すぐさま担当者に体験サービスの利用方法について説明を聞いてみましょう。

中小企業や個人事業主をターゲットとした電話代行会社も増えている

電話代行会社は、取引先や顧客の数が多い大企業だけでなく、中小企業や個人事業主にとっても、経費節約に欠かせない存在として重宝されています。地域に密着した電話代行会社の中には、中小企業や個人事業主をメインターゲットとしたプランを展開しているところも少なくありません。

また、法人顧客の不安を解消するために、電話だけでなくメールやFAX、SNSなど様々な手段を使って問い合わせに対応したり、経験豊かな営業担当者が希望に合ったプランを紹介したりしているところも増えています。

そのため、電話代行会社の利用の仕方について悩んでいることがあれば、様々な立場の法人顧客から支持されている会社に相談を持ち掛けることがおすすめです。

その他、電話代行に関するコストカットを図るうえで、自社内の予算を考慮しながら必要最小限のサービスを申し込むことや、契約期間の長さにこだわることも大切です。

法人へのサポートがバッチリな電話代行会社を選ぶコツ

電話代行会社を選ぶには、質が高いオペレーターによる幅広いサービスが提供されているところや、業種問わず様々な企業から高く評価されているところを探すことがポイントです。また、依頼先の選び方に悩んでいる時は、日ごろから各地の電話代行会社が得意とするサービスの種類を確認したり、お試し期間を利用して実際に色々なサービスを使ってみたりするのもおすすめです。