電話の応対を電話代行サービス事業を行う会社に依頼することで、依頼者に代わり電話を受けてもらったり、取り次いでもらったりすることができるのが電話代行サービスです。電話代行サービスを取り入れることで、電話応対の業務が軽減できるだけでなく、スムーズな電話の取り次ぎや対応によって依頼者の会社のイメージアップにもつながります。
この記事では、実際にどういった場面で電話代行が使用できるかを紹介します。
電話代行は秘書代行や電話秘書代行とも呼ばれます。その名の通り、電話代行サービスを利用する依頼者に代わり、依頼者の電話回線にかかってきた電話に、代行業者がまるで秘書のように応対してくれます。このとき、依頼者にかかってきた電話は電話代行業者に転送されるようになっているので、依頼者自身が着信に気を遣う必要がなくなるのです。
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電話代行サービスの依頼者が、着信を心配しないで済むため、依頼者が出張の多い個人事業主である場合、転送サービスの利用は効果的であると言えます。出張中に事業所にかかってきた電話に出られなくても、代行業者が電話の応対をしてくれることで、重要な案件を取りこぼす心配もなく、また、相手に何度も電話をかけ直させたり、返事をするまでに時間を要したりする心配も軽減します。
また、小規模の会社で、電話の応対にまで人手が回らない場合にも、電話代行における転送サービスは役立つのです。電話応対のために業務を中断することもなく、また小規模の会社であることから、電話にすぐに出られる人がいないときでも、電話代行業者に転送することで、電話に出るまでの時間を短縮することもできます。
呼び出し時間が長いことは、電話をかけてきた相手に対してあまり良い印象を与えないので、そういった点においても、電話代行の転送サービスはメリットがあるのです。さらに、会社の昼休憩の間に電話がかかってきた場合でも電話に応対できるよう、電話代行の転送サービスを利用する企業もあります。
そうすることで、電話番のために順番に昼休憩をとる必要もなくなりますし、昼食をとっているときに電話が鳴り、慌てる必要もありません。
留守にしていたり人手が足りなかったりする場合以外にも、電話代行の転送サービスには利用方法があります。依頼者の電話回線に電話がかかってきた際、電話代行業者が対応した後、電話の相手には保留状態で待っていてもらい、その間に依頼者へ代行業者が連絡をとる方法もあるのです。
そうすることで、取り次ぐべき電話かそうではないかを事前に判断でき、依頼者は必要な電話にのみ対応することができます。取り次いでもらうべき電話である場合には、そのまま依頼者へ電話を転送してもらえるため、電話の相手にとっては、代行業者がまるで同一の社内にいるように感じられ、依頼者の会社への安心感や信頼感につながると言えます。
電話代行の転送サービスにより、取り次ぎが必要な電話のみを事前に選ぶことができるため、業務をスムーズに進めることができ、不要な営業電話などに対応する時間を省くことが可能です。
電話代行業者が依頼者の顧客に対する専用の対応窓口を設け、かかってきた電話を依頼者へ転送することなく応対してくれるのがコールセンター型の電話代行サービスです。電話代行業者が受けた電話の内容は定期的に依頼者へ報告する仕組みになっており、報告の頻度は必要に応じて設定することができます。
コールセンター型の電話代行サービスは、電話の転送ができない状況でも、電話の内容を取りこぼすことがないようにしたいときに利用することが便利なサービスです。例えば、依頼者の会社に対する苦情や自社製品の不具合に対する相談の電話があった際、そうした電話に出られない事態はさらなるトラブルにつながりかねず、会社の信頼損失やイメージダウンにもなり得ます。
そのため、依頼者の都合などにより、電話代行業者が依頼者へ電話を取り次ぐことができないときでも、電話に対応してもらえるコールセンター型の電話代行サービスは効果的なのです。
依頼者の会社へ営業時間外に電話がかかってきた際に、営業時間外である旨を伝える音声アナウンスを流してもらうことも電話代行サービスでは可能です。このサービスを導入することで、電話に出られる人がいないのにもかかわらず、ずっと電話が鳴りっぱなしになってしまうことを防げます。
電話をかけたとき、時間外であることを伝えるアナウンスが流れるか、ずっと電話が鳴り続けた末に切るかでは、電話の相手が依頼者の会社に抱くイメージは大きく変わると言えます。電話に出られなくても、相手に不快感を与えずに済むよう、時間外アナウンスを導入することは、会社のイメージアップにも効果的です。
時間外アナウンスを導入する際は、依頼者の都合に合わせ、時間外アナウンスを流す時間を指定することが可能です。また、電話代行による転送サービスやコールセンター型サービスを契約することで、時間外アナウンスのサービスは無料で利用できる電話代行業者もあります。
一方で、時間外アナウンスのサービスやオプションが用意されていない電話代行業者もあるため、利用を検討している際は事前に時間外アナウンスのサービスを利用できるかどうか確認する必要があります。
地方に本拠地を置く会社が、東京などの企業や個人へ営業電話をかける際、相手の電話に表示される自社の電話番号が東京の局番である「03」から始まる番号である方が印象が良いと判断する場合もあり得ます。そういったときに利用できる電話代行サービスの1つに、「03」から始まる電話番号の貸し出しサービスがあります。
これを利用することで、東京に会社や事務所があるように電話相手に思ってもらい、営業活動の促進を図ることが可能です。また、「03」以外にも、IP電話の番号を表す「050」から始まる電話番号の貸し出しサービスを提供している電話代行業者もあるため、必要に応じて使い分けることもできます。
電話代行サービスといっても、ただ単にかかってきた電話に依頼者に代わって、電話代行業者が応対してくれるだけではありません。どういったときに電話応対の代行をしてもらいたいのかなど、その目的によって利用できる電話代行サービスの形は様々です。
そうしたサービスを効果的に取り入れることによって、企業のイメージアップや、信頼損失の回避につながると言えます。